Nos informations pratiques

Gestion de vos archives PAPIER

Vos informations ont une vie : nous sommes présents à chaque étape

Les 5 étapes de l'archivage de vos papiers :

  1. L'analyse de votre organisation
  2. Prise en charge de vos archives dans vos locaux
  3. Conservation sécurisée
  4. Consultation et restitution de vos archives
  5. Destruction des archives

 

ANALYSE DE VOTRE ORGANISATION

  • Réalisation d’un audit personnalisé… gratuit*, avec mise en évidence des points forts et faibles de votre système d’archivage,
  • Définition d’une politique de gestion de l’information personnalisée à vos besoins,
  • Mise en place d’un plan de classement, nécessaire pour la gestion des informations,
  • Conseils pratiques et juridiques personnalisés. 

 

Nous pouvons organiser des formations à vos collaborateurs pour leur apprendre les bonnes pratiques d'archivage (déductibles du budget formation).

PRISE EN CHARGE DE VOS ARCHIVES DANS VOS LOCAUX

  • Enlèvement de vos archives : Transport dans nos véhicules sécurisés et géolocalisés, Contrôle et pointage des archives par scannage des code-barres, Mise en rayonnage des conteneurs, de façon aléatoire pour garantir la sécurité.
  • Transport et manutention dans nos centres de conservation sécurisés :  Transport dans nos véhicules sécurisés, Contrôle et pointage des archives assistés par gestion code-barres. 
  • Mise rayonnage, de façon aléatoire pour garantir la sécurité
  • Enregistrement informatique : Intégration de votre inventaire dans notre base de données,nMise à disposition de votre inventaire sur notre portail client sécurisé, pour accès et consultation immédiat par vos soins.

 

Nos équipes peuvent profiter de l'enlèvement de vos archives pour effectuer des transferts internes dans vos locaux.

CONSERVATION SÉCURISÉE

Différents modes de conservation…

  • …adaptés selon le caractère vivant, semi-vivant ou inerte de vos archives.

Des dépôts répondant aux meilleures normes de sécurité :

  • Détections et protections contre l’intrusion et l’incendie,
  • Vidéosurveillance, contrôle des accès,
  • Contrôle des installations par des organismes agréés.

Une confidentialité assurée par :

  • L’absence de signes distinctifs sur les archives (identification par code-barre),
  • Un contrôle strict des droits d’accès à notre système d’exploitation,
  • Une localisation aléatoire de vos conteneurs dans nos dépôts
Pour rendre vos archives interactives et facilement accessibles à tous, nous vous proposons de numériser les documents les plus consultés.

CONSULTATION ET RESTITUTION DE VOS ARCHIVES

Communication et restitution

  • Interface de commande accessible par portail internet sécurisé, avec contrôle d’accès pour les demandeurs d’archives,
  • Gestion informatique et contrôle permanent des mouvements,
  • Mode et délais de transmission adaptés à vos besoins : livraison d’originaux, envoi de copies par fax ou ..
  • Traçabilité totale des mouvements de vos archives par l’utilisation de codes-barres

Mais aussi des prestations complémentaires…

  • Intégration de documents dans des dossiers, ou épuration des dossiers,
  • Reconstitution de carrières pour vos salariés
  • Numérisation de dossiers entiers pour se constituer une bibliothèque
Simple consultation ne requérant pas d'originaux ? Nous numérisons et vous transmettons les documents demandés par mail.

DESTRUCTION DES ARCHIVES

  • Proposition automatique de destruction des archives arrivées à échéance,
  • Après autorisation par une personne habilitée, destruction confidentielle de vos archives et fourniture d’un certificat destruction
Pas besoin d'externalisation pour éliminer : Nous pouvons organiser l'élimination de documents dans vos locaux.

Votre agence de déménagement

Les déménageurs Bretons : partenaires de votre déménagement depuis 1968